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Empresario, el por qué de la necesidad de regular unas buenas políticas de uso de dispositivos de empresa.

Regulación del uso de los dispositivos de empresa.


Lo primero, si tus trabajadores utilizan equipos digitales como herramienta de trabajo, su regulación no es una opción sino una obligación legal, con base a la normativa de protección de datos, pero lo más importante es que unas buenas políticas, permitirán al empresario, el poder controlar el cumplimiento de la jornada laboral con el acceso lícito a la información de los dispositivos.

Cómo bien hemos dicho la regulación del uso de los dispositivos de empresa viene regulado en la actual Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, concretamente en el Título X de Garantía de Derechos Digitales y en el art. 87 y siguientes, con la regulación del Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral y donde se establece que los trabajadores tienen derecho a la protección de la intimidad en su uso. Pero, también se advierte que el empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de los medios facilitados a los trabajadores, eso sí, a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y la integridad de los dispositivos, como podría ser, por ejemplo, para el cumplimiento de las instrucciones establecidas en materia de ciberseguridad, con el fin de proteger la información y los datos personales corporativos.

Hay que tener muy en cuenta que la obligación corresponde a los empleadores, que son los que tienen que establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales y donde la regulación deberá de ser específica para cada organización, ya que es necesario un cumplimiento adaptado a cada empresa, protegiendo los estándares mínimos de intimidad de los trabajadores, con base a los usos sociales. Haciendo clara alusión a lo regulado en los Derechos Fundamentales constitucionales e indicando la necesidad de participación de los representantes de los trabajadores, como garantes de sus derechos.

Sin embargo, puede surgir un conflicto para el acceso a la información de los dispositivos digitales por el empleador y es cuando se ha autorizado específicamente el uso personal, por lo que es competencia del empresario especificar cuales son y en que medida, con el fin de que se puedan establecer garantías para preservar la intimidad de los trabajadores y a la vez legitimar el acceso a la información de los dispositivos como opción para el control laboral.

La norma indica que los trabajadores deberán de ser informados de los criterios de utilización, es decir, que el empresario regule el uso de los dispositivos corporativos de empresa puestos a disposición de los trabajadores para desarrollar su jornada laboral y, en mi opinión, una regulación específica adaptada a la empresa, a sus canales de comunicación, a la categoría y volumen de datos personales tratados e, incluso a la implantación del teletrabajo, en definitiva que se establezcan una reglas para equilibrar el derecho a la intimidad y el acceso lícito a la información, ya que este acceso en ocasiones se hace necesario, para corroborar incumplimientos laborales que pudieran derivar en sanciones disciplinarias e incluso despidos procedentes, para los casos más graves.

Ante la falta de políticas de uso de dispositivos de empresa y la ausencia de esta regulación en los convenios colectivos, pudiera llegar a hacer que el acceso al contenido de dispositivos corporativos por parte del empresario, derivara en la nulidad de la prueba obtenida por vulneración del derecho a la intimidad del trabajador y, en consecuencia, tuviera el empresario que probar el incumplimiento laboral sin tener en cuenta estas evidencias digitales, que en un muchas ocasionas se antoja imposible.

Y lo más importante, vamos a estudiar la jurisprudencia para ver como resuelven los tribunales en el orden laboral, los despidos disciplinarios por el uso indebido de dispositivos de empresa.

Para ello vamos a estudiar la resolución 905/2019 del TSJ, Sala de lo Social de Sevilla, donde un trabajador fue despedido por utilizar internet en horario laboral para fines privados. La empresa alega que tenía una sospecha previa de incumplimiento derivada de la bajada de rendimiento en el puesto de trabajo y para acreditarlo realizó informe técnico del equipo informático de trabajo, donde se prueba la transgresión de la buena contractual y el abuso de confianza, ya que se concluye del estudio del historial de navegación de internet el acceso abusivo a páginas web que no tienen relación con la actividad profesional de la empresa.

Las alegaciones del trabajador no pueden ser otras que recurrir que las pruebas se obtuvieron de manera ilícita vulnerando el derecho fundamental del art. 18.4 de la Constitución “La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”.  

Siendo la controversia del asunto si el acceso al ordenador como herramienta de trabajo, vulneró el derecho a la protección de datos personales del empleado. Haciendo alusión la resolución al estudio jurisprudencial, en este sentido, y donde se pueden extraer las siguientes conclusiones:

  • El trabajador en su puesto de trabajo tiene expectativa razonable de confidencialidad, por lo cual puede realizar un uso moderado, con fines privados, de los dispositivos digitales facilitados por la empresa, como herramienta de trabajo.
  • Esta en la mano del empresario neutralizar la expectativa razonable de privacidad, regulando prohibiciones expresas del uso para fines privados de dispositivos digitales propiedad de la empresa.
  • Eso sí, la sentencia exige que los trabajadores deben de ser debidamente informados de la prohibición y, en caso de ausencia, el tribunal entiende como probado cuando la obligación de prohibición de uso se contempla en el convenio colectivo aplicable a la empresa.

Con estos hechos la resolución del asunto fue la estimación del recurso de suplicación del trabajador y el decreto de la nulidad de las actuaciones, retrotrayendo los hechos al momento anterior a la sentencia de primera instancia, para que el juzgado dicte otra, con entera libertad y criterio, partiendo de la nulidad de la prueba obtenida por el empresario a raíz del acceso al ordenador facilitado por la empresa al trabajador.

Sin conocer a fecha de hoy cual ha sido la sentencia del primer juzgador, entendemos que se puede hacer muy difícil de probar el incumplimiento laboral, sin poder valorarse como prueba el acceso al historial de navegación que acredita el incumplimiento.

En conclusión, la ausencia de regulación de políticas de uso de dispositivos de empresa pone en jaque al empresario ante la necesidad de acceso a su información, ya que en caso de obtenerse evidencias digitales de incumplimiento laboral, el trabajador alegará la vulneración del derecho fundamental a su intimidad, ya que ante ausencia de prohibiciones expresas el trabador goza de lo que se conoce como “expectativa razonable de confidencialidad” en el uso de equipos informáticos propiedad de la empresa.

Por lo que invitamos al empresario a que se ponga en contacto con nosotros para delegar esta labor a profesionales del derecho y, en caso de que tenga que realizar el acceso a la información de equipos corporativos para probar incumplimientos laborales nos permita asesorarle para cumplir lo regulado específicamente en este material, que no es otra cosa que el acceso cumpliendo los principios rectores de necesidad, idoneidad y proporcionalidad.


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